Teknologi Perkantoran

 

Teknologi Perkantoran | Pengertian dan Konsepnya

Teknologi perkantoran adalah jenis teknologi yang dimanfaatkan untuk mendukung jalannya sistem sebuah kantor. Teknologi ini digunakan untuk proses menghimpun, menyimpan, mengirimkan, mengelola, memperbanyak ataupun mencatat semua data. Dengan adanya teknologi ini maka seluruh pekerjaan akan lebih mudah dan cepat diselesaikan.

Secara umum teknologi perkantoran akan diterapkan dengan cara yang sama. Namun yang membedakan adalah kebijakan yang dimiliki oleh setiap perusahaan atau instansi yang menggunakannya. Nantinya teknologi akan disesuaikan dengan kebijakan tersebut agar bisa berjalan sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan oleh pelaku bisnis yang bersangkutan. Hal ini bisa mendukung peningkatan efektivitas dan produktivitas sebuah perusahaan.

A.Pengertian Teknologi Perkantoran

Seiring perkembang zaman, teknologi semakin terus dikembangkan untuk berbagai kebutuhan seperti pembayaran, perkantoran, aplikasi dan lain sebagainya. Perkembangan teknologi biasanya disertai dengan semakin meningkatnya dukungan terhadap berbagai aspek kehidupan di masyarakat. Dengan adanya teknologi maka seluruh data bisa dihimpun dan dikelola dengan baik. Teknologi mempermudah kita memantau  perkembangan bisnis melalui hasil pengelolaan data yang sudah terstruktur dan akurat.

Namun yang perlu diketahui adalah setiap pengguna yang menerapkan teknologi perkantoran harus memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang hal tersebut. Pengguna akan kesulitan jika tidak memahami sistem kerjanya dengan baik. Karena pada penerapannya, teknologi juga membutuhkan pengguna untuk melakukan pengecekan dan verifikasi.

Jika pengguna salah melakukannya, maka data yang diterima oleh sistem juga akan salah. Hal inilah yang sering membuat sistem teknologi perkantoran tidak mampu memberikan data yang akurat. Namun teknologi ini juga bisa menolak perintah yang tidak dipahami atau tidak sesuai batasan yang sudah diatur sebelumnya.

Dengan sistem kerja teknologi ini, Anda bisa mencari kesalahan dengan cepat. Hal ini dilakukan agar Anda bisa segera mendapatkan solusi yang tepat untuk masalah yang terjadi. Sistem ini juga akan mempengaruhi keputusan dan manajemen sebuah bisnis. Dari data yang didapatkan maka kita bisa menentukan strategi baru untuk bisa meningkatkan bisnis agar lebih berkembang.

B. Konsep Kerja Teknologi Perkantoran

Konsep kerja dari teknologi perkantoran adalah untuk mempermudah pekerjaan. Teknologi ini menjadi sarana untuk menjaga agar prosedur kerja bisa berjalan dengan baik dan sesuai. Hal ini diperlukan agar seluruh data yang masuk dapat dikelola dengan cepat dan akurat. Ketika kita menjalankan sebuah bisnis tentunya keuntungan adalah tujuan utama yang ingin kita capai. Sebuah bisnis dikatakan berhasil apabila bisa meraih keuntungan yang besar.

Hal tersebut tentu mengharuskan Anda menggunakan teknologi, jika tidak maka bisa saja Anda kebingungan mengelola data yang masuk dan keluar. Dengan adanya teknologi ini maka pekerjaan akan berjalan dengan lebih sederhana dan mudah untuk diselesaikan. Teknologi juga memungkinkan Anda untuk menyimpan banyak data sekaligus dengan lebih aman dan terstruktur.

Data yang tersimpan biasanya akan berada dalam sebuah server. Untuk mengambil data dengan kondisi-kondisi tertentu Anda membutuhkan sintaks khusus agar bisa mendapatkan data yang sesuai. Hal ini memudahkan Anda untuk melihat perkembangan bisnis dan mengetahui berapa keuntungan yang didapatkan dalam kurun waktu tertentu.

C. Manfaat Penerapan Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran memiliki peranan yang penting sehingga harus diterapkan dengan baik. Berbagai manfaat bisa diberikan oleh teknologi ini untuk bisa mendukung sistem yang sedang dijalankan. Untuk lebih memahaminya, mari simak beberapa manfaat penerapan teknologi untuk sistem kantor berikut ini. Dengan memahami manfaatnya maka Anda bisa menerapkannya dengan baik.

1.Pendukung agar sistem kantor berjalan lebih efektif

Kantor merupakan tempat yang digunakan untuk menjalankan sebuah bisnis. Sebuah kantor harus memiliki organisasi yang baik agar bisa melakukan pekerjaan dengan baik dan mengontrol sumber daya manusia agar berkembang menjadi lebih baik. Dengan menggunakan teknologi, maka sistem kerja kantor bisa berjalan dengan lebih efektif.

Jika sistem kantor berjalan dengan efektif, maka bisnis perusahaan juga bisa berkembang dengan baik. Hal tersebut juga akan berpengaruh pada keuntungan yang akan didapatkan.

2. Data yang didapatkan lebih akurat

Dengan bantuan teknologi, maka Anda bisa mendapatkan data yang dibutuhkan dengan lebih akurat. Sistem akan menghimpun seluruh data dan mengolahnya menjadi sebuah informasi yang berguna untuk perkembangan perusahaan. Jika tidak menggunakan teknologi, maka informasi tersebut akan sulit didapatkan.

Bayangkan bagaimana repotnya, jika Anda harus mencari data secara manual melalui catatan. Jika sudah lama maka bisa saja data tersebut sudah hilang atau rusak. Namun jika menggunakan teknologi, meskipun lama maka data akan tetap sama seperti sebelumnya.

3. Memudahkan komunikasi antara pekerja di cabang lain

Sebuah perusahaan yang sudah besar tentu terdiri dari beberapa cabang lain diseluruh data. Untuk bisa menjalankan sistem dengan lebih baik, maka seluruh cabang harus memiliki koordinasi yang baik dan sesuai. Kondisi inilah yang membuat teknologi sangat dibutuhkan. Dengan menggunakan teknologi, maka seluruh cabang bisa langsung terhubung.

Hal ini membuat sistem bisa berjalan dengan lebih baik dan koordinasi juga bisa dilakukan secara langsung. Teknologi memudahkan komunikasi antar pekerja.

4. Pekerjaan lebih mudah dan cepat selesai

Teknologi bisa membantu Anda untuk bisa lebih cepat untuk melakukan pekerjaan. Selain itu pekerjaan jadi mudah dan cepat selesai. Anda hanya perlu melakukan penginputan data saja sesuai dengan kondisinya, maka teknologi akan menghimpun dan mengelolanya dengan baik. Segala aplikasi perkantoran memiliki peranannya masing-masing.

Untuk itu Anda bisa memanfaatkannya beberapa teknologi sesuai dengan kebutuhan. Namun ketika menggunakan teknologi Anda perlu melakukan beberapa pemeliharaan sistem agar tetap efektif.

5. Data disimpan dengan lebih aman

Penyimpanan dengan menggunakan teknologi maka akan berbasis online. Akan terdapat media khusus yang disebut dengan server. Setiap server memiliki kekuatan dan kemampuannya masing-masing untuk bisa menampung data. Dengan menggunakan server, maka data bisa tersimpan dengan aman dan tidak akan mengalami perubahan.

Jika membutuhkan data tersebut, maka Anda bisa langsung mengakses server tersebut. Data penyimpanan bisa dihimpun selama bertahun-tahun tergantung dari sistem yang ditetapkan oleh kantor.

6. Meningkatkan produktivitas

Teknologi bisa membantu Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Hal ini akan berpengaruh pada produktivitas pekerjaan yang semakin meningkat. Dengan begitu maka Anda bisa meningkatkan peluang untuk memajukan perusahaan. Hal tersebut tentu akan membuat penghasilan akan semakin besar.

Namun Anda juga membutuhkan pekerja yang memang bisa melakukan pekerjaan dengan menggunakan teknologi terbaru.

7. Memperbanyak hasil kerja

Penggunaan teknologi secara otomatis akan membuat pekerjaan lebih cepat. Hal ini tentu membuat Anda bisa memperbanyak hasil pekerjaan. Semakin banyak pekerjaan yang selesai maka akan semakin lancar perputaran sistem pada sebuah kantor. Dengan begitu maka Anda bisa lebih produktif dalam bekerja.

Banyak sekali manfaat teknologi yang bisa Anda fungsikan untuk sebuah kantor agar bisa berkembang dengan lebih baik.

8. Memberikan batas pada prosedur kerja

Sebuah sistem kerja tentu harus memiliki aturan dan prosedurnya masing-masing. Hal ini dilakukan agar sistem memiliki batas untuk bisa memberikan batas pada saat data dimasukkan. Jenis batasnya bisa ditentukan sendiri oleh kantor melalui pengaturan. Dengan begitu, ketika data masuk maka akan langsung dieksekusi sesuai dengan prosedurnya.

Menggunakan teknologi lebih mudah, Anda hanya perlu melakukan pengaturan sekali saja dan sistem akan berjalan seperti itu seterusnya kecuali jika dilakukan perubahan.

9. Penyimpanan data dapat dikelola dengan lebih baik

Teknologi akan mengumpulkan dan mengolah data sesuai dengan kategorinya. Dengan begitu maka data akan disimpan secara berkelompok. Hal ini dilakukan agar Anda bisa lebih mudah dalam hal melakukan pengolahan. Anda bisa melakukan perubahan pada data yang tersimpan dengan mudah.

Bahkan beberapa data juga bisa dihapus sesuai dengan periode yang ditentukan. Hal ini dilakukan agar tempat penyimpanan tidak terlalu penuh dan data bisa langsung terupdate secara otomatis.

D. Macam-Macam Teknologi Perkantoran yang sering digunakan

Beberapa teknologi perkantoran digunakan untuk memudahkan dalam menjalankan sistem kerja. Jika menggunakan teknologi, maka pengolahan data bisa dilakukan dengan cepat dan efektif. Dengan begitu maka bisnis dapat dijalankan dengan baik dan bisa memberikan keuntungan. Berikut akan dijabarkan beberapa teknologi yang biasanya digunakan pada perkantoran.

1)     Voice Mail

Konsep kerja dari teknologi yang satu ini tidak jauh berbeda dengan penggunaan surat elektronik yang mana berfungsi untuk membangun sebuah sistem komunikasi. Namun jika surat menggunakan kata dan kalimat sebagai sarana komunikasi, voice mail ini menggunakan suara langsung untuk berkomunikasi.

Konsep kerjanya hampir sama dengan telepon, namun teknologi ini menggunakan jaringan internet dan Anda hanya bisa mengirimkan serta menerima pesan saja. Anda tidak bisa melakukan percakapan secara langsung.

2)     Kalender Elektronik

Seringkali orang akan mengalami lupa karena berbagai alasan tertentu. Hal ini tentu akan mengacaukan jadwal yang sebelumnya sudah Anda susun. Agar tidak lupa maka Anda bisa menggunakan kalender elektronik. Teknologi ini memungkinkan Anda untuk memasukkan beberapa jadwal pertemuan.

Hal ini bisa membangun komunikasi dan notifikasi dengan lebih efisien. Anggota yang tergabung tak lagi ketinggalan jadwal penting. Jika terdapat perubahan maka bisa langsung dilakukan dan yang lain akan menerima updatenya.

3)     Konferensi Audio

Teknologi canggih yang terbilang baru ini dimanfaatkan untuk menghubungkan beberapa orang yang berada di lokasi yang berbeda-beda melalui suara. Dengan begitu meskipun anggota rapat berada di tempat yang berbeda-beda, namun rapat bisa tetap dilangsungkan melalui sambungan tersebut.

Dengan adanya teknologi ini, maka segalanya bisa berjalan dengan lebih efektif dan juga cepat. Sistem kerja bisa tetap berjalan, namun tidak akan mengganggu kegiatan yang lainnya.

4)     Videoteks   

Teknologi ini menggabungkan antara sistem komunikasi video dan juga teks. Dalam sebuah komunikasi video Anda bisa melihat adanya teks pada layar yang sama. Dengan begitu Anda bisa lebih memahami komunikasi dengan baik. Teks biasanya akan berbentuk seperti narasi dan lain sebagainya. Teknologi ini bisa meminimalisasi kesalahan informasi yang mungkin terjadi.

Videoteks merupakan teknologi yang paling sering digunakan karena sangat mudah untuk bisa menyampaikan pesan dengan lebih efektif. Hal ini juga membuat orang yang menerima pesan dapat memahaminya dengan lebih baik.

5)     Pengolah kata (Word Processing)

Dengan menggunakan teknologi, maka Anda bisa menyiapkan seluruh data dengan mudah. Salah satu teknologi yang sering digunakan adalah pengolahan kata. Dimana Anda bisa melakukan pengolahan, menyiapkan dokumen, menulis ataupun mencetak dengan menggunakan teknologi tersebut.

Teknik pengolahan kata akan memberikan kontribusi besar untuk melakukan pemecahan masalah dan memungkinkan Anda melakukan manajemen melalui komunikasi tertulis yang lebih efektif.

6)     Desktop Publishing

Teknologi ini akan menghadirkan sebuah output khusus yang ditampilkan melalui media komputer. Kualitas dari outputnya sangat bagus dan mudah dipahami. Tampilan yang akan dihadirkan akan sama persis dengan yang terdapat pada dokumen aslinya. Dengan teknologi ini maka tidak perlu menyebarkan kertas untuk menyampaikan sesuatu.

Anda bisa menghemat kertas dan juga menekan biaya produksi. Dengan begitu jika masih terdapat revisi, dokumen bisa diubah terlebih dahulu sebelum diresmikan.

7)     Konferensi Video

Konsepnya tak jauh berbeda dengan sistem konferensi audio, namun yang membedakannya adalah Anda bisa melihat langsung seluruh wajah orang yang terdapat dalam konferensi tersebut. Sebuah sarana penghubung yang dibangun untuk mengumpulkan beberapa orang agar bisa saling berkomunikasi secara realtime.

Teknologi ini sangat mudah dilakukan dan irit biaya, Anda hanya perlu terhubung dalam layanan internet untuk bisa menggunakannya. Selain itu Anda tidak perlu tempat khusus untuk mengumpulkan beberapa orang tersebut.

8)     Image Storage and Retrieval

Teknologi ini dimanfaatkan untuk membentuk sebuah penyimpanan dalam ukuran besar. Dimana seluruh data akan disimpan pada tempat tersebut. Ketika membutuhkannya maka data bisa langsung dipanggil. Penyimpanan ini bisa terus berjalan dan dimanfaatkan untuk waktu yang lama. Jika tidak menggunakannya lagi maka Anda bisa menyimpannya.

Hal tersebut bisa menjadi solusi ketika sebuah dokumen terhapus tanpa sengaja. Anda bisa kembali melihat pada bagian histori untuk mendapatkan file yang Anda cari. Dengan begitu maka masalah yang dialami akan mudah terpecahkan dengan cepat.

9)     Transmisi Faximile

Setiap kantor tentu memiliki layanan telepon dan juga fax sebagai sarana yang menghubungkannya dengan pelaku bisnis yang lainnya. Dengan menggunakan teknologi ini, Anda bisa membaca dokumen yang dikirimkan melalui jaringan lain. Bahkan Anda bisa membuat salinan dari dokumen tersebut.

Pengoperasian teknologi ini sangatlah mudah, Anda hanya perlu menggunakan kabel telepon untuk bisa terhubung. Untuk dapat mengirimkan fax pada orang lain Anda membutuhkan nomor tujuan. Penggunaannya sama dengan telepon biasanya, namun Anda bisa melampirkan dokumen tertentu.

10 ) Konferensi Komputer

Sistem konferensi memang populer digunakan karena bisa dengan mudah menghubungkan banyak orang dalam suatu jaringan tertentu. Dengan menggunakan konferensi komputer, setiap anggota yang terhubung bisa langsung melakukan pertukaran file secara lebih cepat. Dengan begitu Anda tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Pertukaran informasi ini bisa dilakukan dimana saja selagi anggota terhubung dalam sebuah jaringan yang sama. Biasanya komunikasi ini akan dibangun oleh sebuah jaringan internet. Dimana saja setiap anggota bisa langsung mengakses internet untuk bisa terhubung dengan yang lainnya.

11  ) Surat Elektronik

Penggunaan teknologi memungkinkan Anda bisa berkomunikasi dengan lebih mudah dan efektif. Dengan menggunakan teknologi ini Anda bisa mengirim atau menerima pesan dengan lebih cepat. Anda dan anggota lain juga bisa langsung terhubung antara satu dengan yang lainnya untuk bisa membangun sebuah sistem kerja yang optimal.

Dilengkapi dengan sistem penyimpanan, membuat pengguna bisa lebih mudah untuk menyimpan beberapa pesan penting. Teknologi ini juga merupakan salah satu solusi dari kelemahan dari penggunaan telepon konvensional.

Demikianlah penjelasan mengenai teknologi perkantoran. Semakin lama teknologi akan semakin dibutuhkan karena ketika bisnis mulai berkembang maka data yang harus dikelola akan semakin banyak. Dengan bantuan teknologi Anda bisa melakukan segala sesuatunya dengan mudah. Meskipun terjadi kesalahan, namun bisa dilakukan pengecekan melalui sistem dengan lebih mudah.